Pojďme nahlédnout pod pokličku příprav tohoto dnes už tradičního závodu. Na jediný den se počet lidí ve vsi zvýší ze 40 obyvatel na téměř 600 osob. Pro diváka zajímavá jednodenní akce, pro organizátora několikaměsíční přípravy. Organizace závodů vlastně nikdy nezačíná a nekončí, s různou četností ji postupně řešíme celý rok.
Datum akce pevně stanovujeme rok dopředu během závodního dne. Koncem kalendářního roku je třeba mít zamluvenou kapelu, rámcově sepsat rozpočet a odeslat žádost na obecní úřad, mít předpřipravený seznam sponzorů, které hodláme oslovit ke spolupráci. V březnu je načase navázat spolupráci s reklamkou (design plakátů, triček, upomínkové předměty, medaile, diplomy). Bezprostředně poté následuje oslovení sponzorů s žádostí o finanční příspěvky nebo dary pro závodníky. Každoročně nás těší přízeň stávajících i nových sponzorů. Pak už je nejvyšší čas navázat komunikaci s redakcemi zpravodajů okolních obcí (pozvánky, otištění plakátu), je sestaven seznam cen pro stupně vítězů, potvrzení spolupráce s brigádníky a dobrovolníky.
Měsíc předem následuje první rozvoz plakátů po okolí. Frekventovaná místa musíme doplňovat plakáty opakovaně. Náš akční radius je cca 30 km a celkově proženeme auto téměř 200 km silniček v okolí a rozvezeme kolem 100 plakátů. V tomto období je načase kontaktovat okolní obecní úřady s žádostí o rozhlasové pozvánky na závody. Včas je třeba projít a naplánovat trať pro závod pionýrů.
Týden předcházející závodům se nese každý den ve znamení jednoho úkolu - kompletace cen, organizace všech pomůcek a zásob na své místo, ZD Častrov poseče všechny louky, po kterých se pojede, je třeba dopravit a složit ve Ctiboři tekuté občerstvení (zajišťují ctibořští hasiči). Ve čtvrtek už tradičně za jejich pomoci a pomoci místních dobrovolníků připravujeme veškeré stany a jejich upevnění, chystáme lavičky, koše na odpadky, musíme prořezat a odvézt větve stromů na trati, posekat vysokou červnovou trávu na hůře přístupných místech, vytyčit trať, vyznačit parkovací místa ve vesnici. S moderátorem je třeba pečlivě naplánovat a sepsat vše, co se bude dít celý závodní den.
V pátek přijíždí po své ose pódium a mobilní WC. Samozřejmostí je rozvod kabelů pro elektrické připojení každého stanu i pódia, přivedení pitné vody ke stánkům občerstvení. Místní děti se těší na vrchol pátečního odpoledne – postavení skákacího hradu, zařizují dobrovolníci včetně dovážky. Řada našich dobrovolníků druhý den samozřejmě jede závod, i přesto neváhají věnovat svůj čas přípravám akce spíš než přípravám vlastního stroje. Čas na trénink tedy zbývá až v pokročilých večerních hodinách.
Letecká přehlídka z posledních let je divácky velmi atraktivní a žádaná, snažíme se ji tedy zajistit každý rok. Tuto část závodů si vzal na svá bedra pan Doležal, jak po stránce finanční, tak i organizační (opět pomoc ctibořských hasičů), za což mu patří náležité díky. Letecké bitvy se připravují na zemi, v páteční podvečer je tedy třeba pomoci letcům s postavením vojenského ležení a s rekvizitami. Ačkoli s touto prací je započato vždy bezpečně brzy, vždycky se protáhne do hodin, kdy je práce téměř nemožná proto, že se mezitím setmělo, není nic vidět a útoky komárů neberou konce. Následuje posezení s letci a s prvními závodníky. Někteří k nám přijíždí každoročně den předem, bez ohledu na počasí, a stráví ve Ctiboři celý víkend. Jinak to vlastně ani nejde, většinou jezdí opravdu velké vzdálenosti, aby se mohli potkat s dalšími nadšenci. Všem těmto lidem je třeba zajistit náležité občerstvení.
Celý závodní den je pro nás zřejmě nejrychlejším dnem z celého roku, zrána musíme okamžitě vybavit stan výčepu, závodníci nemohou dospat. Jednotlivé části závodního dne na sebe navazují jako stavebnice. Náš tým výčepních je léty i počasím prověřený, houževnatý a samostatný. Ve stejném duchu jsme rádi za pana Prokeše, jako perfektního kuchaře i sponzora. Jeho prodejní stánek funguje jako samostatná buňka, a nám šetří čas a práci. V minulosti jsme se snažili zajišťovat občerstvení sami, ale při současném objemu návštěvníků není nic takového možné. Pan Prokeš je profesionál a se svým početným týmem je vždy skvěle připraven nejen obsloužit hladové diváky, ale i rozdat formou sponzorského daru během celého dne cca 150 jídel pro všechny, kdo jsou zapojeni do příprav akce (dobrovolníci, brigádníci, letci, sponzoři, moderátor, zdravotnický dozor, technická asistence hasičů Častrov, kameraman, kapela, zvukař, dobrovolníci u vstupného a parkoviště). Jako hodinky fungují i dobrovolníci u administrativy, časomíra a zapisovačky. Když hluboko po půlnoci odcházejí poslední hosté, můžeme si vydechnout a nazítří začít hodnotit.
Doprovodné postzávodní práce pokračují intenzivně nejméně další týden-úklid odpadků kolem celé vsi (odvoz zajišťuje firma Palstav), sklízení stanů s ověřenou partou, odvoz všeho, co bylo přivezeno, přijelo samo nebo tu bylo zapomenuto, až po rozvoz triček jako poděkování našim sponzorům, úklid reklamních plakátů, srovnání trati a vyježděných kolejí a další drobné úkoly, abychom po sobě nechali čistý stůl. Dá se říci, že závody pro nás opravdu končí až tak měsíc po konání akce. Odměnou jsou nám upřímné díky od spokojených diváků i závodníků a pocit smysluplné práce.
Bezprostředně po závodech nás napadá mnoho zlepšení. Vždy je ale třeba zvolit kompromis mezi tím co se dá zvládnout (časově i finančně) a co je lepší ponechat jen jako myšlenku. Navíc v dnešní době plné nouzových stavů je složité plánovat něco dlouhodobě. Vážíme si všech, kdo nám s akcí pomáhají – ať už zadarmo a vlastními silami nebo formou různorodého sponzoringu - finančního, materiálního, přiloží ruku k dílu. Bez toho by to nikdy nešlo. A velký dík patří i všem divákům, bez ohledu na rozmary počasí jich přijde vždy velké množství.
Naším snem je upořádat zimní ročník závodů nebo maratónskou trasu v rámci letních závodů, držte nám palce!